Factura de Contratista: Net 30, Late Fee y Cómo se Cobra un Atraso
La factura no es el papel que avisa que hay que pagar. Es el papel que decide cuándo hay atraso, y si no lleva la línea del recargo antes de que el trabajo empiece, el recargo no existe por más que usted lo escriba después.
Ir directo al formulario en blanco Gratis, sin registro. Siga leyendo si quiere el detalle primero.El recargo por mora se pacta antes, no se inventa después
En Estados Unidos usted puede cobrar un interés por pago atrasado, pero solo si estaba pactado por escrito antes del atraso. Escribirlo por primera vez en la factura de reclamo no sirve: el cliente nunca lo aceptó. El lugar donde tiene que estar es el contrato o el presupuesto firmado, y la factura solo lo repite.
El número habitual es 1.5 por ciento mensual, que es 18 por ciento anual. No es un número mágico sino el techo que muchos estados toleran para operaciones comerciales. Varios estados tienen un máximo distinto y algunos son más duros cuando el cliente es un consumidor y no una empresa. Si su recargo pasa el máximo del estado, no se reduce solo: en algunos lugares se cae entero.
Net 30 no quiere decir treinta días desde el trabajo
Net 30 quiere decir treinta días desde la FECHA DE LA FACTURA. Si usted terminó el 1 y facturó el 20, el pago no se atrasa hasta el 20 del mes siguiente. Facturar tarde es regalarse a usted mismo el atraso, y es el error más caro y más fácil de corregir de toda la cobranza.
Hay una segunda trampa. Muchos contratos generales dicen pay when paid o pay if paid, que significa que el general le paga cuando le paguen a él, o incluso solo si le pagan a él. En varios estados la segunda forma no vale, pero en otros sí. Si su contrato tiene esa cláusula, su Net 30 no manda, y ahí lo único que lo protege es el aviso preliminar y el gravamen.
- Facture el mismo día que termina, o el mismo día que corresponde el avance.
- Ponga número de factura. Sin número, el cliente puede decir que nunca la recibió.
- Ponga la fecha de vencimiento con día concreto, no solo Net 30.
- Repita la línea del recargo en la factura, aunque ya esté en el contrato.
- Mande la factura por un medio que deje registro. Un correo con acuse vale; un mensaje de texto borrado, no.
Qué dice el formulario, línea por línea
Estas son las líneas impresas en una factura de contratista en inglés y lo que cada una decide.
- Invoice #
- Número de factura. Es lo que le permite probar cuál mandó y cuándo. Numérelas seguidas y no repita ninguna.
- Bill To
- A quién se le factura. Tiene que ser el nombre legal exacto de quien firmó el contrato, no el apodo de la obra.
- Invoice Date
- Fecha de la factura. Desde acá se cuentan los días de plazo, no desde el día que usted terminó el trabajo.
- Due Date
- Fecha de vencimiento. Póngala como fecha concreta. Net 30 obliga al cliente a hacer una cuenta, y el que hace la cuenta la hace a su favor.
- Net 30
- Se paga a los treinta días de la fecha de la factura. Net 15 y Net 45 funcionan igual con otro número.
- Due on receipt
- Se paga al recibirla. Es lo más firme que puede poner y conviene en trabajos chicos y clientes nuevos.
- Late fee
- Recargo por mora. Solo se puede cobrar si estaba pactado por escrito ANTES del atraso.
- 1.5% per month
- Uno y medio por ciento mensual, o sea dieciocho por ciento anual. Es el número habitual y en varios estados es cerca del techo legal.
- Terms
- Condiciones. Es donde vive el recargo, el plazo y lo que pasa si hay que mandar la deuda a cobranza.
- Subtotal
- El total antes de impuesto y antes de descuentos.
- Retainage
- La retención que el cliente se guarda de cada pago hasta el final. Si su factura no la muestra como línea, usted no sabe cuánto le deben.
- Balance Due
- Lo que queda por pagar. Es el único número que el cliente va a mirar, así que tiene que ser el más grande de la hoja.
La ley de varios estados escribe las palabras exactas y cambiarlas invalida el documento. Abrir el formulario, gratis y sin registro, en PDF, Word y Excel.
Las herramientas, en inglés
Preguntas frecuentes
¿Puedo cobrar el recargo si nunca lo puse en el contrato?
En la práctica no. Puede reclamarlo, y a veces un cliente que quiere cerrar el tema lo paga, pero si la cosa llega a un juez lo normal es que se caiga, porque el cliente nunca aceptó esa condición. Lo que sí puede reclamar en varios estados es el interés legal, que es bastante más bajo. La solución real es hacia adelante: póngalo en el próximo contrato.
¿Conviene mandar la factura antes de terminar?
En trabajos de más de unos días, sí, por avance. Facturar por avance parte el riesgo en pedazos chicos y le avisa temprano si el cliente no paga, cuando todavía puede parar. Facturar todo al final concentra todo el riesgo en el peor momento, que es cuando usted ya gastó el material y ya pagó la mano de obra.
El cliente dice que espera a que le paguen a él. ¿Tengo que esperar?
Depende de lo que diga el contrato y de en qué estado está. Pay when paid suele leerse como un plazo razonable, no como una condición eterna. Pay if paid intenta trasladarle a usted el riesgo de que el dueño no pague, y varios estados lo declaran inválido. Lo que no depende de esa cláusula es su derecho al gravamen, y por eso el aviso preliminar se manda al empezar y no cuando aparece el problema.
¿Qué hago si pasaron sesenta días y no pagan?
Tres pasos, en este orden y todos por escrito. Primero un recordatorio con el estado de cuenta y el recargo ya calculado. Segundo una carta de intimación que diga qué va a hacer y cuándo. Tercero el gravamen, si todavía está en plazo, y ese plazo se cuenta desde la última vez que trabajó o entregó material, no desde que facturó. Los plazos son cortos, de treinta a noventa días según el estado, así que el paso tres se mira el día uno, no el día sesenta.