Orden de Cambio (Change Order): Nunca Haga el Trabajo Extra Sin Ella
El trabajo extra que se acuerda de palabra es el trabajo extra que no se cobra. La orden de cambio es corta, tarda cinco minutos, y se firma antes de empezar.
Ir directo al formulario en blanco Gratis, sin registro. Siga leyendo si quiere el detalle primero.Qué es
Una orden de cambio, change order, es una modificación escrita al contrato original. Dice qué trabajo se agrega o se quita, cuánto cambia el precio, cuántos días cambia el plazo, y la firman las dos partes antes de que ese trabajo empiece.
No es una factura. No es un correo. No es un mensaje de texto que dice dale. Es una hoja firmada que se guarda con el contrato, porque el día que haya una discusión sobre el monto final, el contrato más las órdenes de cambio firmadas es el acuerdo completo.
Por qué se firma antes y no después
Todo el mundo sabe que hay que hacerla. Lo que casi nadie hace es hacerla a tiempo. La escena es siempre igual: el cliente pide algo mientras usted está en la obra, usted dice que eso es adicional, el cliente dice que no hay problema, usted lo hace, y la discusión sobre el precio ocurre semanas después, cuando el trabajo ya está hecho y usted ya no tiene nada con qué negociar.
Firmar antes cambia quién tiene la ventaja. Antes, el cliente está decidiendo si quiere ese trabajo a ese precio y todavía puede decir que no. Después, el cliente está decidiendo si le paga a usted por algo que ya recibió, y usted solo tiene la opción de insistir. Es el mismo papel, y el momento vale más que el contenido.
Hay otra razón menos obvia. Muchos formularios estatutarios de renuncia de gravamen incluyen expresamente el trabajo hecho bajo una orden de cambio firmada antes de la fecha de la renuncia. Si su trabajo adicional no está en ninguna orden firmada, después es muy difícil sostener que estaba excluido de lo que usted renunció.
Qué tiene que llevar
Una orden de cambio completa cabe en media hoja. Lo que no puede faltar es esto:
- Número de orden de cambio y referencia al contrato original, por fecha.
- Descripción concreta del trabajo que se agrega o se quita. Concreta de verdad, no mejoras en el baño.
- Cambio en el precio, con signo. Más o menos tantos dólares.
- Nuevo total del contrato después de este cambio.
- Cambio en el plazo, en días. Si el trabajo adicional le corre la fecha de entrega, se escribe aquí, y esta es la línea que más se olvida.
- Firmas de las dos partes, con fecha.
El caso del cliente que no quiere firmar
Pasa, y tiene salida. Mande un correo que diga exactamente lo mismo que diría la orden de cambio: trabajo, monto, días, y una línea pidiendo confirmación por escrito antes de empezar. Si contestan aunque sea de acuerdo, guárdelo. Un correo confirmado no es tan bueno como una firma, pero es infinitamente mejor que un recuerdo.
Y si no contestan, no empiece. Hacer el trabajo de todos modos, esperando arreglarlo después, es exactamente la decisión que convierte un trabajo adicional en un trabajo regalado.
Qué dice el formulario, línea por línea
Lo que dice el formulario en inglés.
- Change Order
- Orden de cambio.
- Change Order No.
- Número de la orden de cambio. Numérelas en orden.
- Original Contract Sum / Original Contract Amount
- Monto original del contrato.
- Net change by previously authorized change orders
- Cambio neto por órdenes de cambio anteriores ya autorizadas.
- Contract Sum prior to this Change Order
- Monto del contrato antes de esta orden.
- Amount of this Change Order
- Monto de esta orden, más o menos.
- New Contract Sum
- Nuevo monto total del contrato.
- Change in Contract Time
- Cambio en el plazo, en días.
- Description of change
- Descripción del cambio.
- Accepted by / Approved by
- Aceptado por, aprobado por. Van las dos firmas con fecha.
- This Change Order is not valid until signed by both parties
- Esta orden no es válida hasta que la firmen las dos partes. Cuando esa línea está impresa, empezar sin firma es trabajar gratis por escrito.
La ley de varios estados escribe las palabras exactas y cambiarlas invalida el documento. Abrir el formulario, gratis y sin registro, en PDF, Word y Excel.
Preguntas frecuentes
El cliente me dijo que sí por mensaje de texto. ¿Eso vale?
Vale más que nada y mucho menos que una firma. Un mensaje que diga dale sin monto no prueba el precio, y el precio es justamente lo que se va a discutir. Si ya tiene el mensaje, contéstelo usted mismo con el detalle completo, trabajo, monto y días, y pida un sí a ese mensaje. Ahora el mensaje sí prueba algo. Guarde la conversación completa, no una captura suelta.
¿Y si el trabajo extra fue chico, como doscientos dólares?
Hágala igual, y hágala sobre todo si son chicas y muchas. Diez cambios de doscientos dólares son dos mil dólares que aparecen todos juntos en la factura final y provocan exactamente la discusión que usted quería evitar. Con las órdenes firmadas, la factura final no tiene sorpresas porque el cliente ya aprobó cada una en su momento.
¿La orden de cambio afecta mi derecho al gravamen?
Sí, y a favor suyo cuando existe. El trabajo respaldado por una orden firmada con fecha, monto y alcance es trabajo fácil de probar, y varios formularios estatutarios de renuncia mencionan expresamente las órdenes de cambio ejecutadas antes de la fecha de la renuncia. Sin orden firmada, el trabajo adicional es el primero que la otra parte va a discutir, y también el primero que se le puede escapar dentro de una renuncia sin que usted lo note.
¿Sirve para quitar trabajo, no solo para agregarlo?
Sí, y conviene usarla igual. Si el cliente decide sacar una partida, la orden de cambio deja por escrito qué se sacó, cuánto baja el precio y, si corresponde, que el plazo no cambia. Sin ese papel, meses después la memoria de las dos partes sobre cuánto se descontó no va a coincidir.