Acuerdo de Contratista Independiente: El Contrato y el Error que Cuesta Caro
El papel es corto. Lo caro no es redactarlo, es llamar contratista independiente a alguien que en los hechos es su empleado.
Ir directo al formulario en blanco Gratis, sin registro. Siga leyendo si quiere el detalle primero.Qué es y cuándo se usa
Un acuerdo de contratista independiente, independent contractor agreement, es el contrato entre usted y alguien que trabaja por su cuenta y no es su empleado. Define qué se va a hacer, cuánto se paga, cuándo se paga, quién pone las herramientas, quién responde si algo sale mal y quién es dueño del trabajo terminado.
Para un contratista de construcción es el documento de todos los días: el que se usa con el que pone el drywall por su cuenta, con el instalador que viene por tres días, con el que hace los planos. No es un contrato de obra con el cliente y no es un subcontrato con una empresa grande. Es el acuerdo con la persona.
La diferencia que decide todo, y no la decide el papel
Aquí está lo importante y casi nadie lo dice claro: que el contrato diga independent contractor no convierte a nadie en contratista independiente. El IRS, el departamento de trabajo de su estado y la aseguradora de workers comp miran los hechos, no el título del documento.
Miran quién controla el cómo y el cuándo. Si usted fija el horario, da las instrucciones paso a paso, pone las herramientas y el material, esa persona se parece mucho a un empleado por más que haya firmado un contrato que diga otra cosa.
Miran la parte económica. Si la persona solo trabaja para usted, no puede aceptar otros clientes, no tiene su propia licencia ni su propio seguro y no puede perder dinero en el trabajo, se parece a un empleado.
Y miran la relación. Si es indefinida, si la persona hace el mismo trabajo central del negocio todo el año, se parece a un empleado.
Las consecuencias de equivocarse no son una multa simbólica. Son los impuestos de nómina atrasados con intereses, las penalidades, y sobre todo el accidente sin cobertura: si alguien se lastima en su obra y resulta que legalmente era su empleado sin workers comp, la factura la paga usted directamente. En varios estados eso llega a ser responsabilidad personal del dueño de la empresa.
Lo que el contrato tiene que decir sí o sí
Estas son las cláusulas donde se pierde dinero cuando faltan.
- Alcance del trabajo, por escrito y concreto. No instalar pisos, sino qué pisos, en qué cuartos, cuántos pies cuadrados y hasta dónde llega.
- Precio y forma de pago. Monto, si es por proyecto o por hora, cuándo se factura y en cuántos días se paga.
- Herramientas y material. Quién pone qué. Es una de las cosas que más miran al revisar la clasificación.
- Seguro. Que la persona tenga su propia general liability, y su propia workers comp si tiene gente. Pida el certificado antes de que empiece, no después.
- Licencia. Si el oficio requiere licencia en su estado, el número va en el contrato.
- Independencia declarada: horario propio, libertad de aceptar otros clientes, sin supervisión paso a paso. Y que eso sea verdad, no solo texto.
- Impuestos: la persona responde por los suyos, y usted va a emitir un 1099 si corresponde.
- Terminación: cómo se termina el acuerdo y qué se paga por el trabajo ya hecho.
Qué dice el formulario, línea por línea
Las frases en inglés que va a ver en este tipo de contrato.
- Independent Contractor Agreement
- Acuerdo de contratista independiente.
- Scope of Work
- Alcance del trabajo. Qué se va a hacer exactamente.
- Compensation / Payment Terms
- Pago y condiciones de pago.
- The Contractor is an independent contractor and not an employee
- El contratista es independiente y no un empleado. Frase necesaria pero no suficiente: ayuda, y no decide nada por sí sola.
- The Contractor shall provide all tools, equipment and materials
- El contratista pone sus propias herramientas, equipo y materiales.
- The Contractor is responsible for all federal, state and local taxes
- El contratista responde por sus impuestos federales, estatales y locales.
- Certificate of Insurance / COI
- Certificado de seguro. El papel que prueba que la póliza existe y está vigente.
- Workers' compensation
- Seguro de accidentes de trabajo.
- General liability
- Responsabilidad civil general.
- Indemnification / Hold harmless
- Indemnización. Quién responde si un tercero reclama por algo que pasó en el trabajo.
- Work for hire
- Trabajo por encargo. Determina de quién es el resultado, planos y diseños incluidos.
- Term and Termination
- Vigencia y terminación.
- Form W-9 / Form 1099-NEC
- El W-9 es donde la persona le da su número de identificación fiscal. El 1099-NEC es lo que usted emite al final del año si le pagó seiscientos dólares o más.
La ley de varios estados escribe las palabras exactas y cambiarlas invalida el documento. Abrir el formulario, gratis y sin registro, en PDF, Word y Excel.
Preguntas frecuentes
¿Con un contrato firmado ya estoy protegido de que lo consideren empleado?
No. El contrato ayuda y sin contrato está peor, pero quien decide mira cómo trabajaron en la realidad: quién controlaba el horario, quién ponía las herramientas, si la persona tenía otros clientes, si podía perder dinero. Un contrato que dice una cosa y una obra donde pasa otra se resuelve a favor de lo que pasó en la obra. La forma de protegerse es que el contrato describa cómo van a trabajar de verdad, y después trabajar así.
¿Le pido certificado de seguro a alguien que viene tres días?
Sí, y esos son justamente los casos donde más gente se lo salta. Si esa persona se lastima en su obra y no tiene cobertura, el reclamo llega a usted, y la auditoría de su propia póliza de workers comp puede cobrarle prima por esa persona como si hubiera sido su empleado. Pedir el COI toma un mensaje de texto. La auditoría llega un año después y no se negocia.
¿Este mismo contrato me sirve con una empresa subcontratista?
Para una empresa con varios trabajadores lo que corresponde es un subcontract agreement, que además cubre cosas que este no: renuncias de gravamen en cada pago, retención, calendario de obra, garantías, y a veces pay-when-paid. Use el acuerdo de contratista independiente con personas que trabajan por su cuenta y el subcontrato con empresas.
¿En qué idioma tiene que estar el contrato?
A diferencia de las renuncias de gravamen, aquí no hay un formulario que la ley obligue a usar, así que un contrato en español entre dos partes que hablan español es válido en general. Lo que conviene en la práctica es tenerlo en inglés, porque es el idioma en que lo van a leer una aseguradora, un banco, un auditor o una corte, y porque los términos técnicos como indemnification o work for hire tienen un significado preciso en inglés que una traducción libre puede perder. Muchos lo hacen bilingüe, con las dos versiones y una línea que diga cuál manda si hay diferencia. Algunos estados exigen además entregar traducción cuando el trato se negoció en otro idioma.